Khi là một content freelancer, việc phải cân bằng giữa hàng loạt dự án khác nhau là thử thách không hề dễ dàng. Và làm sao để không bỏ sót deadline mà vẫn giữ được chất lượng nội dung và năng lượng cho bản thân là câu hỏi bất kỳ freelancer nào cũng muốn tìm câu trả lời. Sau 3 năm trải nghiệm thì mình có thể mạnh dạn chia sẻ rằng Chìa khóa chính là cách bạn sắp xếp thời gian và tổ chức công việc.
Mời bạn cùng mình tham khảo một số kỹ thuật giúp làm chủ thời gian, hoàn thành công việc đúng tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng với bài viết dưới đây nha.
Ảnh: Wix
Từ khi bắt đầu làm tự do đến giờ mình luôn có nhiều dự án. Có thời điểm đếm ra đến chục dự án lớn nhỏ, riêng chung. Hiện tại mình đang có kế hoạch riêng nên đã gom gom lại còn 5 dự án. Hẳn các bạn nghĩ mình là nhiều lắm. Nhưng không, chọn làm freelance là để dành nhiều thời gian cho gia đình và bản thân nên mình chỉ làm 5 ngày/ tuần và mỗi ngày làm từ 6-8 tiếng. Hôm nào gặp việc gấp gáp, đột xuất lắm mới làm thêm.
Với mối ưu tiên hàng đầu là sức khỏe bản thân, dưới đây là các cách mình đang áp dụng để công việc trơn tru:
Time Blocking - Sắp xếp thời gian thông minh để làm chủ công việc
Hiểu một cách đơn giản, Time Blocking là phương pháp lập kế hoạch và ấn định khung thời gian cho các đầu việc trong ngày. Bạn sẽ chia thời gian (time) của mình thành các khoản cố định (block) dành cho từng đầu việc riêng biệt. Ví dụ, bạn có thể dành hai tiếng buổi sáng để viết bài cho một dự án A, một tiếng buổi trưa cho dự án B, và dành buổi chiều để biên tập hoặc nghiên cứu các tài liệu.
Biết bản thân là người làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng nên mình block buổi sáng cho các việc cần sự tập trung cao và động não nhiều như viết blog, soạn bài cho khóa học và viết bài cho khách hàng lĩnh vực Kiến trúc - Nội thất...
Time Blocking cũng được áp dụng cho các việc được lên plan cụ thể như họp, học hành, tổ chức workshop hoặc lịch gặp gỡ khách hàng... Những lịch này thường phụ thuộc nhiều yếu tố bên ngoài nhưng đều được biết trước nên cũng khá dễ dàng để block time. Song song đó, mình cũng cố gắng block time theo ngày cho các dự án khác nhau. Ví dụ, thứ 2 tập trung các đầu việc của Dạy Trẻ Song Ngữ, thứ 3 làm việc cho dự án cá nhân, thứ 4 viết bài và làm các việc cho khách hàng...
Cũng mất một thời gian dài để hình thành thói quen làm việc theo phương pháp này. Mừng là khi mọi thứ đã vào guồng thì công việc trở nên dễ thở hơn gấp mấy lần, mình không phải áp lực là đang làm việc này thì bị xọ việc kia.
Ảnh: Milad Fakurian from Unsplash
Pomodoro - Phương pháp làm việc ngắt quãng để tăng hiệu suất
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian được Francesco Cirillo phát triển vào cuối những năm 1980 và hiện tại được rất nhiều freelancer ưa chuộng. Phương pháp này giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ trong một khoảng thời gian ngắn, sau đó thư giãn để não bộ có thời gian hồi phục. Với Pomodoro, bạn chia công việc thành các đợt 25 phút, tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ duy nhất, sau đó nghỉ 5 phút. Sau 4 Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn, khoảng 15-30 phút.
Với mình đây là phương pháp làm việc vừa làm vừa chơi. Và nó sẽ rơi vào buổi chiều khi sự tập trung giảm dần. Mình hơi biến tấu một chút và thường phân chia thời gian làm việc thành những quãng ngắn khoảng 30 phút. Thời gian này phù hợp để giải quyết những công việc riêng lẻ, có thể xử lý nhanh chóng. Sau một quãng làm việc sẽ là khoảng nghỉ 5-15 phút và mình có thể tận dụng để vận động nhẹ, dọn dẹp, tranh thủ ngả lưng một chút hoặc đi "giao lưu, còm men dạo" với bạn bè.
Cách này còn giúp mình giãn nhịp làm việc, tránh ngồi một chỗ quá lâu làm đau lưng, đau vai. Không hẳn là ngày nào cũng thong dong để áp dụng triệt để phương pháp này nhưng mình vẫn đang cố gắng duy trì nó.
Ảnh: Unsplash
Luôn có To-do list - Công cụ đơn giản nhưng hiệu quả
Mình luôn có To-do list hàng ngày từ những năm cấp 3 và thích ghi nó ra sổ, nhưng do phải di chuyển nhiều nên gần một năm nay mình đã chuyển mọi thứ vào Google Calendar. Việc nào đã block time thì mình cài đặt ở chế độ Event, còn những công việc kém quan trọng hơn sẽ nằm ở mục Task. Tất cả đều được nhắc trước để tránh quên việc, sót việc.
Sau thời gian trải nghiệm Notion, Trello thì quay lại Google Calendar vẫn là chân ái với mình. Thích nhất là cách chia đầu việc, dự án theo màu, nó giúp mình dễ dàng nhận biết nhóm việc cũng như mức độ ưu tiên của công việc.
Lập kế hoạch dài hạn và linh hoạt điều chỉnh
Đối với một content freelancer, việc sắp xếp nhiều dự án cùng lúc không chỉ là câu chuyện của từng ngày mà còn đòi hỏi một kế hoạch tổng thể và dài hạn. Đây là một bài học quan trọng mình rút ra được sau thời gian theo đuổi công việc content freelance. Có một kế hoạch dài hạn song song với một định hướng phát triển rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung hơn và mang lại hiệu quả cao.
Ở đây, kế hoạch bao gồm các bước phát triển, con đường bạn muốn đi và cũng là kế hoạch nội dung rõ ràng cho từng dự án. Với các dự án cá nhân, từ khi mình có kế hoạch nội dung cụ thể thì kết quả mang lại đã nằm ngoài mong đợi, khi cơ hội công việc, khách hàng cứ tăng lên dần. Hiện tại, mình vẫn duy trì lập kế hoạch gối đầu trong ba tháng để giúp chủ động trong việc xây dựng nội dung và có nền tảng để điều chỉnh kịp thời.
Việc làm chủ thời gian và biết cách tổ chức công việc là yếu tố sống còn với một content freelancer khi phải xử lý nhiều dự án cùng lúc. Trong mấy năm qua mình đã thử nhiều cách sắp xếp và quản lý công việc khác nhau, cuối cùng tìm ra bốn cách chính này hữu dụng với mình. Hy vọng cũng hữu ích với bạn nhé!
Cảm ơn bạn đã đọc bài! Mời bạn để lại góp ý hoặc cảm nhận của bạn ở phần bình luận và ghé thăm mình tại Facebook để kết nối nhiều hơn nha!
Đọc thêm:
